Как подготовиться к проведению тендера?

Привлекательность организации тендера заключается в установлении полезных деловых отношений с другими компаниями и осуществлении поставленных задач на выгодных условиях. Независимо от того, планируется ли выполнить госзаказ или провести тендер для частной фирмы, важно правильно к нему подготовиться, чтобы получить высокий результат. Для этого необходимо разработать пакет документов. В него входят приглашение для потенциальных участников торгов, где следует четко описать преимущества и сроки тендера, деятельность компании-устроителя, наиболее важные требования к будущему подрядчику и желаемый результат совместной работы.

Нужно составить шаблон квалификационной заявки, в которой приглашенные участники смогут рассказать о себе всю важную информацию (контактные данные, форму собственности и пр.). Пакет документов должен содержать в себе бриф – краткую анкету с описанием тендера, которую следует согласовать с привлеченной к сотрудничеству стороной. Если проект большой, можно приложить к рассылаемым бумагам дополнительную информацию о нем (диаграммы, схемы и т. д.). Необходимо также информировать участника, по каким критериям будет отобран победитель.

Другие подготовительные работы

Для организации тендера нужно проанализировать сферу деятельности, в которой он будет проводиться, и определить потенциальных участников торгов. Максимум их должно быть 5, но оптимальным количеством считается 3. Следует узнать о сильных и слабых сторонах компаний еще до того, как они предоставят информацию о себе. Для этого желательно составить сводную таблицу участников, с помощью которой можно будет определить, насколько они соответствуют ожиданиям.